1. Централизованный и децентрализованный заказ
Система позволяет делать заказы поставщику автоматически на основании данных о текущих запасах товаров, прогноза продаж и условий контракта с поставщиком.
Запуск автоматического формирования заказа может производиться в центральном офисе или непосредственно на торговом объекте. Преследуя цель снижения затрат и концентрации квалифицированного персонала в центральном офисе, пользователь может организовать централизованный заказ. При этом в центральном офисе будут формироваться заказы на все объекты сети или объекты, принадлежащие определенному кусту сети.
2. Процесс формирования заказа
Процесс формирования заказа является одним из ключевых в работе розничного оператора. С него начинается управление товарным запасом.
Поэтому в торговой системе предусмотрено множество вариантов течения данного процесса.
Поскольку процесс формирования заказа отталкивается от текущих запасов, то требуется поддерживать корректность учетных остатков в системе. Поскольку этот процесс связан с проведение тяжелых и утомительных инвентаризаций, то в системе реализован упрощенный вариант коррекции остатков, именно, для целей «правильного» заказа. Персонал магазинов выявляет отклонения фактических остатков от учетных и корректирует остатки в системе для проведения заказа. Система игнорирует эти действия для бухгалтерского учета, а использует только для заказа. Таким образом, заказ происходит практически «от полки» с высокой точностью. Сама процедура корректировки остатков является крайне простой в системе. При интеграции ее в регламент магазина не усложняет жизнь персонала, но дает впечатляющий эффект при управлении запасами.
На основании корректных остатков и прогноза продаж даже секретарь сможет в назначенный срок каждое утро запускать автоматическую генерацию заказов. Созданные автоматически заказы могут быть изменены соответствующим менеджером по заказам и переданы поставщику.
В особых случаях заказ может формироваться в полуавтоматическом режиме. Для этого пользователю предоставляется рабочая среда с интеллектуальной обработкой данных, с автопредложениями заказа. Пользователь, привыкший работать в Excel, легко сориентируется в такой среде и по достоинству ее оценит.Данный метод предназначен для случаев, когда еще или уже не работают законы больших чисел и автоматический заказ не имеет статистики для прогноза продаж.
Ну, и совсем творческий менеджер может вообще не пользоваться автоматикой, создавать заказ вручную на основании множества отчетов системы и собственной интуиции.
Созданные заказы могут проходить путь согласования и утверждения у руководства коммерческого отдела и директора, роли формирования заказа и его утверждения разделены. Это позволяет разбить процесс по должностям и разделить ответственность.
Когда заказ утвержден, он отправляется поставщику по электронной почте, по телефону, в виде XML файла или иным путем.
Есть розничные сети, в которых заказ поставщику не используется. В таком случае все выше описанное можно просто не делать. Система спокойно может принимать товар и без предварительного заказа.
